SEYAHAT VE SEYAHAT AVANS YÖNERGESİ

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı; İzmir Ekonomi Üniversitesi’nde yapılan iş, akademik ve eğitim amaçlı seyahat harcamalarına ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu yönerge, İzmir Ekonomi Üniversitesi’nin personelini ve öğrencilerini kapsar.

Tanımlar

MADDE 3– (1) Bu yönergede;

a) Birim: İzmir Ekonomi Üniversitesinde yer alan akademik veya idari birimleri,

b) DYS (Doküman Yönetim Sistemi): İzmir Ekonomi Üniversitesi’ndeki tüm iç-dış yazışma ve talep süreçlerinin yürütüldüğü sistemi,

c) Rektör: İzmir Ekonomi Üniversitesi Rektörünü,

ç) Üniversite: İzmir Ekonomi Üniversitesini,

ifade eder.

Uygulamalar ve genel kurallar

MADDE 4 – (1) Seyahat Harcama Limitleri günlük yurtiçinde 150 EUR, yurtdışında 300 EUR dir. Bu limitler, şehir içi ulaşım, yemek ve konaklama masrafları için uygulanır, şehir dışı/yurt dışı ulaşım, toplantı katılım bedelini kapsamaz. Desteklenmesi onaylanan harcamaların ödemeleri TL karşılığı olarak yapılır.

(2) Akademik amaçlı seyahat yıllık harcama limiti, İzmir Ekonomi Üniversitesi Akademik Etkinliklere Katılım Teşvik Uygulama Esaslarında belirlenen tutardır. Bu limit akademik yılı kapsamaktadır; 01 Eylül tarihinde yenilenir.

(3) Vize bedeli ve vize sırasında gereken seyahat sigorta poliçe gideri ile yurtdışı çıkış harcı akademik amaçlı seyahat yıllık harcama limiti dahilinde kabul edilir.

Seyahat harcamalarının raporlanması

MADDE 5 – (1) Personel, seyahat ile ilgili yaptıkları harcamalar için bu yönergenin ekinde yer alan İzmir Ekonomi Üniversitesi’ne ait seyahat giderleri beyan formunu kullanmalıdır. Öğrencilerin katıldığı seyahatlere ilişkin harcamalar, görevli personel, görevli personelin bulunmaması halinde ise görevli öğrenci tarafından belgelenir.

(2) Personel veya öğrenci, seyahat giderleri beyan formunda belirtilen seyahat tarihinin son gününden itibaren 10 iş günü içerisinde bağlı bulunduğu ilgili birime sunar. İlgili birim amiri tarafından onaylanan seyahat giderleri beyan formu ve ekleri Mali İşler Müdürlüğü’ne teslim edilir. Bu süreyi aştıktan sonra sunulan belgeler Rektörlük tarafından kabul edilen mücbir sebepler dışında işleme alınmaz.

Dayanak Belgeler

MADDE 6 - (1) Personel veya öğrenciler, seyahat harcalamalarına ilişkin belgeleri süresi içinde teslim etmekle yükümlüdür. Belgeler, orijinal faturalar veya makbuzlar şeklinde olmalı ve ödenen veya tahakkuk eden miktarı ve alınan mal ve/veya hizmeti açıkça tanımlamalıdır. Dayanak belgelerinin üzerinde bedel, satın alınan mal veya hizmetin tanımı veya diğer önemli bilgiler yoksa seyahat eden kişi gerekli bilgileri temin etmelidir. Bu belgelerin asılları seyahat beyan formuna eklenir. Fişlerin ve faturaların fotokopileri ile pos slipleri dayanak belgesi olarak kabul edilmez.

Seyahat Planlaması

MADDE 7- (1) Yurtdışı ya da yurt içi seyahatte uçak biletinin Üniversitenin anlaşmalı olduğu acente aracılığı ile alınması zorunludur. Uçak bileti Üniversiteye fatura edilir. Fatura, ilgili birim tarafından DYS gider onayına sunulur.

(2) Akademik seyahat teşvik programı çerçevesindeki seyahat harcamaları için avans verilmez. Sadece, Üniversiteyi temsilen, görevli olarak seyahat edecek olan personele veya öğrenciye, ulaşımına ilişkin biletleme süreci tamamlandıktan sonra, talep etmesi halinde seyahat tarihinden 7 iş günü önce günlük harcırah yatırılabilir.

Genel İlkeler

MADDE 8- (1) Seyahat gider beyanın ekli olan belgeleri (faturalar, fişler ve ödeme belgeleri, vb.) onaylı seyahat dönemine ait olmalıdır. Seyahat dönemine, gidiş ve dönüş günleri de dahil edilir.

(2) Kişisel harcamalar personelin sorumluluğundadır.

(3) Temsil ve ağırlama masraflarında ilgili fatura veya fişin açıklamasına veya üzerine yemeğin kimlerle ve ne amaçla yendiğinin detayı yazılmalıdır.

(4) Gala yemeğinin ve/veya kongrenin/konferansın konaklama yapılan otelde olması halinde seyahat edilen kişiye verilen fatura üzerinde ayrı ayrı belirtilmesi gerekir.

(5) Yurt içinde seyahatlerle ilgili kesilen faturalarda, İzmir Ekonomi Üniversitesi adının, adresinin, vergi dairesinin adının, vergi numarasının yazılı olması gerekir. Üniversite adına düzenlenmeyen yurtiçi faturalar geçersizdir.

Şehiriçi/Şehirdışı Özel Araç Kullanımı

MADDE 9- (1) Bir çalışanın özel aracına ait yakıt fişleri gider olarak kabul edilmez. Yakıt fişleri, seyahat gider beyanına eklenmemelidir.

Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 10 – (1) Seyahat eden kişilerin bu yönerge kapsamında düzenlenmeyen bir durumla karşılaşmaları halinde, yazılı olarak başvuru yapılması ve geçerli bir mazeret sunmaları koşuluyla harcamaları Rektör tarafından kabul edilebilir.

Yönerge Değişiklikleri

MADDE 11 – (1) Bu yönergede, İzmir Ekonomi Üniversitesi Senatosu kararıyla değişiklik yapılabilir.

Yürürlükten Kaldırılan Yönerge

MADDE 12- (1) 21/10/2010 tarih ve 160-A/8 sayılı Senato kararı ve 07/12/2010 tarih ve 01/13 sayılı Mütevelli Heyet kararı ile yürürlüğe giren yürürlüğe giren “Seyahat ve Seyahat Avans Yönergesi” yürürlükten kaldırılmıştır.

Atıflar

MADDE 13 – (1) Sair mevzuatlarda, 21/10/2010 tarih ve 160-A/8 sayılı Senato kararı ve 07/12/2010 tarih ve 01/13 sayılı Mütevelli Heyet kararı ile yürürlüğe giren “Seyahat ve Seyahat Avans Yönergesi”ne yapılmış atıflar, bu yönergeye yapılmış sayılır.

Yürürlük

Madde 14- (1) Bu yönerge, İzmir Ekonomi Üniversitesi Mütevelli Heyet tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 15 – (1) Bu Yönergeyi, İzmir Ekonomi Üniversitesi Rektörü yürütür.