GİDER ONAYI TAKİP YÖNERGESİ

AMAÇ:
Giderlerin ve ödemelerin tespit, tasnif ve takip işlemlerini yapmak.

 
KAPSAM :
Bir gider belgesi ile yapılan tüm harcamaları kapsar.

 
UYGULAMA :
1.    Fatura, perakende satış fişi ve gider pusulası ile yapılan tüm masraflar için, Ek-1’de verilen Gider Onay Formu kullanılır.

2.    (Değişik: MH-14/12/2010-02-4) Belgelendirilemeyen hiçbir harcamanın ödemesi yapılamaz. Fatura veya gider belgesinin yasalara uygunluğunu denetlemek mali işler müdürlüğünün yükümlülüğündedir.

3.    Tüm personel, yapacağı her türlü harcamayı; Gider Onay Formu ile bildirmek zorundadır. Gider Onay Formu üzerindeki bilgiler kullanılarak; departmanların giderleri ayrı ayrı tutulacaktır. Daha sonra bu veriler, bütçe çalışmalarında ve departmanların verimliliklerinin hesaplanmasında kullanılacaktır.

4.    Gider Onay Formu’nun sağ üst köşesinde bulunan tarih bölümüne, formun doldurulduğu tarih yazılır.

5.    Ödeme tutarı hem yazı hem rakam ile yazılır.

6.    Yapılan harcamalar iki grupta incelenecektir.      

                                                                                                   
(Değişik: MH-14/12/2010-02-4)  *Direkt Giderler :Üretilen hizmetin bünyesine direkt giren giderlerdir. Bu giderler herhangi bir dağıtım anahtarına gerek kalmaksızın ilgili bölüme tevzi edilir. Bu giderler hangi departmana ait ise o departmana ait gider Onay Formundaki kutucuk işaretlenir.

(Değişik: MH-14/12/2010-02-4)  *İndirekt Giderler :Üretilen hizmetin bünyesine direkt olarak girmeyen giderlerdir. ( Örn.Temizlik gideri,güvenlik gideri v.b. ) Bu giderler dağıtım anahtarı aracılığıyla ilgili departmanlara tevzi edilir.

7.  Gider Onay Formu’nun vadesi satış yapan firma ile yapılan; anlaşmaya bağlı olarak doldurulur.

*Ödeme şekli cari hesaptan ise, cari hesaba aktarılarak takip edilir.

(Değişik: MH-14/12/2010-02-4)  *Ödeme şekli peşin ise, verilen avans miktarı ve ödeme şekli ilgili departman tarafından gider onay formu üzerinde belirtilir.

*Ödeme şekli bölümünde kasa yazılırsa gider sahibi onaylanmış gider onayı ile parasını kasadan tahsil edebilir.

 
8.    (Değişik: MH-14/12/2010-02-4)   Ödeme şekli cari hesap olan giderlerde; ödeme yapılacak kurumun tam adı ve unvanı ile ilk defa çalışılacak firmalara ait banka hesap numarasının eksiksiz olarak yazılması gerekmektedir.

9.   (Değişik: MH-11/01/2011-04-9)   Yapılan giderle ilgili açıklama formu dolduran kişi tarafından detaylı olarak yazılır. Gider onay formu ıslak imza veya web ortamında hazırlanan “doküman yönetim sistemi“ ile düzenlenebilir.  Gider Onay formu ilk olarak ilgili bölüm yöneticisi tarafından ve ardından Mali İşler Müdürü, Genel Sekreter ve Rektör tarafından imzalamasından veya web ortamında  “doküman yönetim sistemi“ ile onaylanmasından sonra son olarak Mütevelli Heyeti başkanı tarafından imzalanır veya web ortamında  “doküman yönetim sistemi“ ile onaylanır. Üniversitenin İta Amiri Mütevelli Heyet Başkanıdır. Mütevelli Heyet Başkanı bu yetkisini uygun göreceği limitler dahilinde kendi astlarına devredebilir

10.  (Değişik: MH-14/12/2010-02-4) Gider Onay Formu düzenlenmemiş hiçbir fatura ve perakende satış fişi Mali İşler bölümü  tarafından kabul edilmeyecektir.

11.  (Değişik: MH-14/12/2010-02-4) Bu yönerge Mütevelli Heyet tarafından Kabul edildiği tarihde yürürlüğe girer.

YÜRÜTME     : (Değişik: MH-14/12/2010-02-4)   Bu yönergenin yürütülmesinden, Malî İşler Müdürlüğü sorumludur.

DAĞITIM : Birim Yöneticileri

BİLGİ : Mütevelli Heyet Başkanlığı

Bu Yönerge 25.09.2001 tarihli ve 05/3 sayılı İcra Kurulu kararıyla yürürlüğe girmiştir.