Kişisel Verilerin Korunması
İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA ÖĞRENCİ İÇİN AYDINLATMA METNİ
Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ olarak başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla kabul edilen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK veya Kanun olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için tedbir almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve "veri sorumlusu" sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.
KVKK uyarınca veri işleyen ve/veya veri sorumlusu sıfatıyla İzmir Ekonomi Üniversitesi olarak; işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde talep edilen ve/veya üniversiteyle paylaşılmış olan kişisel veriler, yine işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde işlenebilecek ve muhafaza edilebilecek olup kişisel verilerin güvenliği için en yüksek düzeyde özen gösterilmektedir.
Veri Sorumlusu
UNVANI: İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ
ADRES: "Sakarya cad. No:156 Balçova/İZMİR "
(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında " Üniversite" olarak anılacaktır.)
İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERIN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ, KVKK'nın 10. maddesinde yer alan "Veri Sorumlusu'nun Aydınlatma Yükümlülüğü" başlıklı maddesi uyarınca; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK'nın 11. maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Üniversite, Üniversitenin bağlı birimleri, her türlü kayıt ve başvuru formları, internet siteleri ve e-postalar, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar, toplanan formlar ve tutanaklar, tanıtım birimi çalışanları, çağrı merkezi, tanıtım uygulamaları, sağlık raporları, HES (Hayat Eve Sığar) kodları, YÖKSİS gibi sistemler, üniversite ve ders yönetim sistemleri, öğrenci bilgi sistemleri uzaktan eğitim ve iletişim platformları, eğitim yazılımı platformları, sözleşmeler, başvurular, teklifler, ses ve görüntü kayıtları, yurt içi ve yurt dışı eğitim kurumlarıyla yapılan akademik gerekliliklerden kaynaklanan paylaşımlar, internet sitesi ziyaretlerinde bilgisayarlarda kullanılan çerezler (cookies) ve benzeri kanallarla, öğrenci işleri ve kayıt birimleri ile diğer çalışanlar, idari ve akademik birimler, sekretarya, resepsiyon, güvenlik birimleri, üniversitenin yurtiçi ve yurtdışı okul ve program ortakları ile hizmet aldığı firmalar aracılığıyla sözlü, yazılı ya da elektronik ve benzeri vasıtalarla toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, Üniversite ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.
"İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları" başlığında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun'un 5. maddesi 1. fıkrası kapsamında açık rıza şartının sağlanması veya 5. maddenin 2.fıkrası uyarınca "a,c,ç,e ve f" bentlerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Kişisel Verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya Üniversitenin iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun bir şekilde işlenmektedir.
Üniversite tarafından toplanan kişisel verileriniz;
- Üniversite-öğrenci ilişkilerinin yürütülebilmesi, iletişim bilgilerinin güncellenebilmesi, öğrencilerin ve öğrenci yakınlarının kayıtlarının sistemde açılabilmesi ve takibi, eğitim, burs ve iş olanaklarının bildirilebilmesi ve değerlendirilebilmesi, yasal ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, tüm hizmetlerin verilebilmesi, kayıt ve sonraki işlemlerin yürütülebilmesi,
- Faturalandırma işlemleri de dahil mali yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
- İlgili birimlerin gerekli kişilerle iletişime geçebilmesini,
- Duyuru yapılabilmesi ve genel olarak memnuniyetin sağlanabilmesi, mezun ilişkilerinin yürütülebilmesi, ilgililerin beğeni, alışkanlık ve taleplerine göre ihtiyaçlarının belirlenebilmesi,
- Üniversitenin ve ilgililerin güvenliğinin sağlanabilmesi, kamu sağlığının korunması,
- Kurumsal stratejilerin belirlenebilmesi, hizmetlerin mevzuata, sözleşmelere ve teknolojinin gereklerine uygun şekilde gerçekleştirilebilmesi ve geliştirilebilmesi,
- Tanıtım faaliyetlerinde bulunulabilmesi, ihtiyaçların analiz edilebilmesi, elektronik veya kağıt ortamında işleme amacı doğrultusunda tüm kayıt ve belgelerin düzenlenebilmesi,
- Yurt içi ve yurt dışı okul ve üniversiteler ile öğrenci değişim programları, lisans üstü gibi akademik gerekliliklerden kaynaklanan paylaşımların yapılabilmesi,
- Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi,
- Üniversite ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları vb.) Üniversitenin ve/veya Üniversitemize bağlı merkez ve birimlerinin faaliyet ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,
- Üniversite'nin eğitim politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, akademik ve idari faaliyetlerin yürütülmesi,
- Üniversite işlerinin yürütüldüğü veya Üniversiteye bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, ticari güvenliklerinin temini,
- Hukuki, mali ve idari uyum süreçlerinin yürütülmesi, mali, hukuki ve idari işlerin yerine getirilmesi,
- Üniversitenin insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi amacıyla ; öğrenci ve mezunlarına, Üniversite yetkililerine ve birimlerine, üçüncü kişilere, Üniversite olarak faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla sözleşmeli olarak hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız iş ortaklarımız ve tedarikçilerimiz dahil yurt içi ve/veya yurtdışı tüm kurum ve kuruluşlara, Üniversite bünyesindeki birimlerde ve/veya üniversite dışındaki kuruluşlarda staj/uygulama eğitimi faaliyetleri kapsamında öğrenci hak ve yükümlülüklerinin korunması ve yerine getirilmesinin sağlanması amacıyla işbirliği yapılan her türlü kurum, kuruluş ve/veya işletmelere,
- Kariyer planlaması için mezunlara destek olmak, mezun başarısını izlemek, mezunlar ağı oluşturmak amacıyla,
- Üniversitenin eğitim, öğretim araştırma çalışmaları ile sosyal, kültürel ve akademik faaliyetlerine ilişkin araştırmaları destekleme
- Görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
- Yargı organlarının, tüketici hakem heyetlerinin ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
- Üniversitemiz ve Üniversitemize bağlı tüm merkez ve birimlerde sunulan ürün ve hizmetlerin kullanım şekline ilişkin listeleme, raporlama, doğrulama analiz çalışması yapmak, bu hususta istatistiki ve bilimsel bilgiler üretmek, buna bağlı olarak faaliyet ve hizmetlerimizi geliştirmek, faaliyet ve hizmetlerimize ilişkin memnuniyeti arttırmak ve bu kapsamda kullanıcıya ilişkin özelleştirmelerde bulunmak,
- Faaliyet ve hizmetlerimize ilişkin, pazar araştırması, tanıtım ve gerekli bilgilendirmeyi yapabilmek, şikâyet ve önerileri değerlendirebilmek ve Üniversite ile paylaşılan iletişim kanalları üzerinden doğrudan sizinle irtibata geçebilmek,
- Sunulan tüm hizmetlerin finansmanının planlanması ve yönetimi, faturalandırılmasının yapılması,
- Toplumsal etkileşim ve gelişim sağlamak amacıyla düzenlenen her türlü etkinlik, kurs, gelişim programı, sergi, konferans, çalıştay, toplantı katılımcıları hakkında kişisel veriler
- 4857 sayılı İş Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunu, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve ilgili tüm kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi,
- Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması
amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, Kişisel Veri/Kişisel Verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda sadece gerekli olduğu hallerde;
YÖK, mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve/veya zorunlu kıldığı kurum veya kuruluşlar, yurtiçi ve yurtdışı okul ve üniversiteler ile üniversitenin program ortakları, bağlı ortaklıkları ve/veya doğrudan ya da dolaylı iştirakleri, üniversitenin faaliyetlerini yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığı, işbirliği yaptığı kişi ve kuruluşlar, üniversite birimleri, Özel sigorta şirketleri, bankalar, sandıklar, vakıflar, Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıkları, Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavirler, Bağlı ortaklıklarımız ve/veya iştiraklerimiz, Denetçiler, Danışmanlar, Yurt içi/yurt dışı kuruluş, ile her türlü kişisel verilerin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında sorumlu olan üçüncü kişilerdir.
KVK Kanunu'nun 8. maddesine göre KVKK'nin 5'inci maddesinin ikinci fıkrasında, yer alan şartlardan birinin varlığı halinde ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde açık rıza şartının sağlanması ile aktarılabilecektir.
Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Üniversitemiz ve Üniversitemize bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.
Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda kanunu süreler, Üniversite uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerinizin saklanma sürelerine ilişkin detaylı bilgi almak isterseniz ilgili kişinin hakları bölümünde bulunan adresler üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
İlgili kişinin Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle Üniversitemize iletmeniz durumunda Üniversitemiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Üniversitemiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu'nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
KVK Kanunu'nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle Üniversitemize iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için, başvurunuzu, KVK Kanunu gereğince, yazılı olarak Üniversitemize iletmeniz gerekmektedir.
Bu çerçevede Üniversitemize KVK Kanunu'nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu'nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi KVK başvuru formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını "Sakarya Cad. NO:156 Balçova İzmir "adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu'nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu izmirekonomiuniversitesi@hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.